الف. مدارک عمومی: رزومه یا خلاصه سوابق تحصیلی و کاری که باید با دقت زیاد آماده شود چون معمولاً رزومه خلاصه کننده محتویات تمام مدارک دیگر متقاضی تحصیل در دانشگاه است.
ب. ترجمه رسمی مدارک دوره های قبل و ریز نمرات: قبل از این که ترجمه مهم شده این مدارک به شما داده شود محتویات آن را بدقت کنترل کنید. عناوین درس های گذرانده شده باید بطور صحیح ترجمه شده باشد چون دانشگاه دریافت کننده این مدارک باید قانع شود که شما درس های لازم را در دوره قبلی گذرانده اید تا به شما پذیرش تحصیل در دوره بعد را بدهد. شاید بهتر باشد قبل از شروع ترجمه مدارک، عناوین درس های خود را به زبان انگلیسی تهیه کنید و آنها را در اختیار مترجم رسمی قرار بدهید تا در حین ترجمه مدارک تحصیلی شما، عناوین مزبور را هم در نظر داشته باشد.
پ. انگیزه نامه یا انگیزش نامه: دانشگاه کانادایی علاوه بر سوابق تحصیلی شما می خواهد با شخصیت خود شما هم آشنا بشود. انگیزه نامه مدرکی است که در آن شما دلیل انتخاب رشته تحصیلی، فعالیت های علمی و اجتماعی، اهداف خود برای آینده و مطالبی از این قبیل را توضیح می دهید تا به مسوولین بررسی تقاضاهای پذیرش تحصیلی این امکان را بدهید تا با شما بعنوان یک انسان، و نه فقط یک متقاضی تحصیل در دانشگاه، آشنا بشوند. لحن انگیزه نامه باید صادقانه و بیان آن باید دقیق و دور از خودستایی یا ادعاهای غیرواقعی باشد.
ت. پیشنهاد پروژه تحقیقاتی ( ریسرچ پروپوزال): در برخی رشته های دانشگاهی از متقاضیان تحصیل در دانشگاه خواسته می شود که پیشنهاد پروژۀ تحقیقاتی خود را نیز به پیوست مدارک دیگر خود ارسال کنند. این مدرک از یک طرف نشان دهندۀ آشنایی شما با رشتۀ تحصیلی شماست و از طرف دیگر برنامه شما برای آینده تحصیلی و شغلی تان را می تواند مشخص کند. به این نکته مهم توجه کنید که روش ها و استانداردهای تهیه پیشنهاد پروژۀ تحقیقاتی در ایران ممکن است منطبق با روش ها و استانداردهای دانشگاه کانادایی موردنظر نباشد. بنابراین قبل از تهیه ریسرچ پروپوزال با کسانی که در این زمینه اطلاعات دقیق تری دارند مشورت کنید یا از خدمات کارشناسان آموزشی در کانادا بهره مند بشوید.
ث. مدرک زبان: داشتن یک گواهی گذراندن امتحان آیلتس یا تافل برای اخذ پذیرش ضروری است ولی کسانی که برای مدت مشخصی در دانشگاه های انگلیسی زبان تحصیل کرده اند ممکن است از تهیه و ارایه مدرک زبان معاف شوند. توجه به این نکته هم لازم است که حتی گذراندن امتحانات آیلتس یا تافل هم گاهی برای درک مطالب درسی، بویژه در رشته های علوم انسانی، بخصوص حقوق، کافی نیست چرا که در این رشته ها، صحبت کردن در کلاس و نشان دادن مهارت کلامی بسیار مهم است. گاهی در دانشگاه های کانادا کلاس هایی برای تقویت زبان تخصصی دانشجویان بین المللی برگزار می شود تا آنها را برای حضور موثرتر در کلاس درس آماده کند. بنابراین قبل از کسب پذیرش از دانشگاه موردنظرتان، از برگزاری کلاس های زبان تخصصی توسط دانشگاه مزبور مطمئن شوید.
ج. توصیه نامه: اغلب دانشگاه ها از دانشجویان متقاضی تحصیل می خواهند که دو یا سه توصیه نامه از اساتید یا کارفرمایان خود تهیه کنند و آنها را همراه سایر مدارکشان ارسال کنند. برخی از اساتید متن های از پیش تهیه شده ای برای این منظور دارند که در آنها فقط جای اسم دانشجو خالی گذاشته شده تا بسته به مورد تکمیل شود. این روش تهیه توصیه نامه البته برای اساتید راحت تر است ولی از نظر اخذ پذیرش ارزش چندانی ندارد چرا که مطالب مندرج در آن بقدری کلی و مبهم است که توسط هر دانشجویی قابل استفاده است. توصیه نامه باید تا آنجا که ممکن است: الف) حاوی اطلاعات دقیق و قابل کنترل در بارۀ دانشجویی باشد که اسم وی در توصیه نامه آورده شده است؛ ب) در صورت تماس با استاد امضا کننده توصیه نامه، وی باید آماده دادن توضیحات دقیق تر در بارۀ وضعیت تحصیلی و استعداد علمی و عملی دانشجویش باشد؛ پ) متن توصیه نامه باید از کیفیت نگارشی خوبی به زبان انگلیسی یا فرانسه برخوردار باشد تا بتواند مفاهیم مندرج در آن را به درستی و دقت توصیح بدهد؛ و ت) از تعریف و تعارف های مبالغه آمیز در بارۀ دانشجو در متن توصیه نامه باید اجتناب کرد چون ارزش آن را بسیار کاهش می دهد یا کلاً سایر مطالب مندرج در توصیه نامه را بی اثر و بی معنا می سازد. توصیه نامه هایی که برای هر رشته تحصیلی تهیه می شود ا ز مشخصات خاصی برخوردار است که در مطالب بعدی در بارۀ آنها صحبت خواهیم کرد.
کارشناسان ما می توانند در تهیه انگیزه نامه، پیشنهاد طرح تحقیقاتی و توصیه نامه های مورد نیاز برای ارایه به دانشگاه های کانادا به شما کمک کنند.